El proceso de construcción y utilización del mapa debe abordarse de manera dinámica, no sólo como un soporte de datos, sino también como un medio de comunicación de información territorial. Ante esta premisa cabe plantearse la posibilidad de retomar la cartografía, en ese caso, ampliando sus funciones tradicionales, como lo es la ubicación de espacios geográficos (Keates, 1996). En ese sentido, se podría combinar esta función fundamental con el quehacer del archivista, específicamente cuando se le solicite acceder a un documento de manera rápida y precisa.
En este punto es que se emplea los denominados sistemas de información geográfica (SIG) conformados por un conjunto de herramientas que incluyen hardware y software los cuales permiten manipular la captura, además de la administración, manipulación, análisis y graficación de datos u objetos referenciados espacialmente, para resolver problemas complejos de planeación y administración.
La utilización de los SIG no está limitada al ámbito meramente geográfico sino que se incluyen otras ciencias y campos para ejecutar su acción. (Gutiérrez Puebla, 1994). En otras palabras, la formación de los SIG procede de diferentes disciplinas científicas: geografía, ciencias ambientales, biología, economía, informática, ingeniería y otras.
Sin embargo, para lograr una exitosa aleación entre cartografía y archivística por medio de los SIG, es necesario en primera instancia, idear metodologías para la utilización de los metadatos[1], de tal forma que los usuarios internos de los archivos colaboren junto a los cartógrafos e informáticos en este proceso, en este punto, Criado et al. Definen una serie de pasos a seguir:
En primera instancia, se debe establecer contacto con el responsable del conjunto de datos, donde se le comunicará el proceso a seguir y la información que se le solicitará. Aplicando esta regla al proyecto de cartografía SIG en archivística, es necesario tener contacto permanente no sólo con el archivista, si no con todo el personal de la entidad, debido a que todos ellos, en teoría, manipulan la información. Continuando, los autores proponen la recopilación de la información, es decir, la identificación del ente, por medio entrevistas con base en cuestionarios para obtener la información necesaria que completará el metadato. Se puede decir que es la etapa de diagnóstico. Como paso tres, se debe corregir y organizar la información. En esta etapa un experto catalogador revisa que el metadato cumpla con las normas establecidas. El responsable del producto debe analizar el metadato para dar su conformidad a la publicación de la información contenida en dicho metadato.
Se procede al proceso de modelado, que se basa en la construcción de un sistema de símbolos y signos que permitan traducir gráficamente los fenómenos geográficos. Estos símbolos deben poseer la capacidad de ser equivalentes a la realidad, entendiendo que esta es mucho más compleja; por ello, se hace necesaria una gran capacidad de abstracción a fin de lograr, mediante un símbolo único, representar las mismas regularidades y las mismas recurrencias que sustentan a los fenómenos geográficos (Benoit et. al., 1993).
Visto de manera general, los procesos descritos en el párrafo anterior, conducirían a la elaboración exitosa de un sistema de cartografía que en primera instancia, se ejecutaría con el fin de aprovechar los metadatos al máximo. Aquí es donde intervendría propiamente los SIG, para acceder a los formatos más usuales como lo son los raster y vectores. Solano (pág. 16) recomienda los denominados gvSIG con licencia GPL[2] cuya característica primordial es ser un software libre orientado a usuarios finales de información de naturaleza geoespacial como profesionales y administradores de municipalidades, empresas , ministerios de cualquier parte del mundo. El sitio y sus programas están avalados por la Unión Europea y la colaboración de más de 100 organismos públicos y privados.
[1]Según la Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – Conselho Nacional de Arquivos – Brasil, el concepto de metadatos corresponde a datos estructurados que describen y permiten encontrar, gerenciar, comprender o, preservar documentos archivísticos al largo del tiempo.
[2] http://www.gvsig.org/web/?id=1835&L=0
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