Bienvenidos al Blog de los estudiantes Andrés Fernández, Alex Mora, Yolanda López y Fanneth Batista, estudiantes de Archivística, en la Universidad de Costa Rica. Estaremos interesados de intercambiar comentarios hacerca del tema planteado para la elaboracion del trabajo final en el curso llamado: Introducción a la Informática Documentaria I bajo la supervisión del profesor José Pablo Meza.
Espero que sea un lugar interactivo y que no duden en añadir comentarios sobre los mismos.
A partir de la segunda parte del Siglo XX, en el contexto de la Guerra Fría, y posteriormente durante la década de los años noventa, se ha desarrollo aceleradamente todo un proceso de construcción y aplicación de nuevas tecnologías (Rivas Fernández, 2001, pág. 42); esta era tecnológica ha abarcado diferentes ámbitos de la vida en sociedad: educación, entretenimiento, administración, etc. Toda esta nueva experiencia es de vital importancia en un contexto donde la utilidad de los recursos archivísticos son utilizados para analizar y organizar la información contenida en soportes tanto papel como electrónico.
Una eficiente ubicación documental es imprescindible, es en este punto específico donde la tecnología juega un rol fundamental:
“El mayor impacto que las tecnologías de la información ejercen sobre el campo de los archivos se relaciona con las posibilidades que brindan las redes de comunicación para accesar e intercambiar información, con lo cual tanto el usuario interno como el externo resultan beneficiados; en igual proporción se incrementan las posibilidades de la difusión de información a un público más amplio, lo que incide en un mayor dinamismo de los archivos”. (Rivas Fernández, 2001, pág. 61)
A través de estos cambios se han venido dando nuevas maneras de conservación y administración a la información y brindando el mantenimiento a un documento, hablando específicamente al área aplicativa en la Archivística, como lo es el caso de las mapotecas, vistas como una herramienta de almacenamiento de mapas dentro de instituciones en donde se da un uso frecuente de esta tipología documental de representación, no solo de carácter gráfico y de espacio, sino también de los contenidos conceptuales para procedimientos, de los cuales, se brinda información variada con respecto a la institución productora de estos elementos y van digitalizando y proporcionando los recursos vía Internet.
Fuente
Rivas Fernández, B. (2001). La tecnología de la información al servicio de la archivística. Reflexiones, Universidad de Costa Rica, Facultad de Ciencias Sociales, 67-75.
El proceso de construcción y utilización del mapa debe abordarse de manera dinámica, no sólo como un soporte de datos, sino también como un medio de comunicación de información territorial. Ante esta premisa cabe plantearse la posibilidad de retomar la cartografía, en ese caso, ampliando sus funciones tradicionales, como lo es la ubicación de espacios geográficos (Keates, 1996). En ese sentido, se podría combinar esta función fundamental con el quehacer del archivista, específicamente cuando se le solicite acceder a un documento de manera rápida y precisa.
En este punto es que se emplea los denominados sistemas de información geográfica (SIG) conformados por un conjunto de herramientas que incluyen hardware y software los cuales permiten manipular la captura, además de la administración, manipulación, análisis y graficación de datos u objetos referenciados espacialmente, para resolver problemas complejos de planeación y administración.
La utilización de los SIG no está limitada al ámbito meramente geográfico sino que se incluyen otras ciencias y campos para ejecutar su acción. (Gutiérrez Puebla, 1994). En otras palabras, la formación de los SIG procede de diferentes disciplinas científicas: geografía, ciencias ambientales, biología, economía, informática, ingeniería y otras.
Sin embargo, para lograr una exitosa aleación entre cartografía y archivística por medio de los SIG, es necesario en primera instancia, idear metodologías para la utilización de los metadatos[1], de tal forma que los usuarios internos de los archivos colaboren junto a los cartógrafos e informáticos en este proceso, en este punto, Criado et al. Definen una serie de pasos a seguir:
En primera instancia, se debe establecer contacto con el responsable del conjunto de datos, donde se le comunicará el proceso a seguir y la información que se le solicitará. Aplicando esta regla al proyecto de cartografía SIG en archivística, es necesario tener contacto permanente no sólo con el archivista, si no con todo el personal de la entidad, debido a que todos ellos, en teoría, manipulan la información. Continuando, los autores proponen la recopilación de la información, es decir, la identificación del ente, por medio entrevistas con base en cuestionarios para obtener la información necesaria que completará el metadato. Se puede decir que es la etapa de diagnóstico. Como paso tres, se debe corregir y organizar la información. En esta etapa un experto catalogador revisa que el metadato cumpla con las normas establecidas. El responsable del producto debe analizar el metadato para dar su conformidad a la publicación de la información contenida en dicho metadato.
Se procede al proceso de modelado, que se basa en la construcción de un sistema de símbolos y signos que permitan traducir gráficamente los fenómenos geográficos. Estos símbolos deben poseer la capacidad de ser equivalentes a la realidad, entendiendo que esta es mucho más compleja; por ello, se hace necesaria una gran capacidad de abstracción a fin de lograr, mediante un símbolo único, representar las mismas regularidades y las mismas recurrencias que sustentan a los fenómenos geográficos (Benoit et. al., 1993).
Visto de manera general, los procesos descritos en el párrafo anterior, conducirían a la elaboración exitosa de un sistema de cartografía que en primera instancia, se ejecutaría con el fin de aprovechar los metadatos al máximo. Aquí es donde intervendría propiamente los SIG, para acceder a los formatos más usuales como lo son los raster y vectores. Solano (pág. 16) recomienda los denominados gvSIG con licencia GPL[2] cuya característica primordial es ser un software libre orientado a usuarios finales de información de naturaleza geoespacial como profesionales y administradores de municipalidades, empresas , ministerios de cualquier parte del mundo. El sitio y sus programas están avalados por la Unión Europea y la colaboración de más de 100 organismos públicos y privados.
[1]Según la Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – Conselho Nacional de Arquivos – Brasil, el concepto de metadatos corresponde a datos estructurados que describen y permiten encontrar, gerenciar, comprender o, preservar documentos archivísticos al largo del tiempo.
La Revista Geográfica de América Central de la Universidad Nacional de Costa Rica, se refiere a una mapoteca virtual como: “un sitio donde el usuario forma parte de una comunidad interesada en la Cartografía y la obtención de mapas digitales”. Esta definición marca un objetivo clave de una mapoteca virtual : fomentar el análisis cartográfico en ámbitos como la docencia, estudiantado e investigación en ese campo , sin embargo, si se lleva esta definición a un nivel general se llega a la conclusión que es un espacio en donde una comunidad de internautas conectados por una red tienen acceso a la utilización de la cartografía por medio de descargas o visualizadores a través del monitor de su computadora, pasando por la previa digitalización y su uso por medio de la web.
Una Mapoteca Virtual es un recurso didáctico en línea dedicado al tema de la cartografía, un lugar en la red de Internet en donde se pueden localizar mapas y planisferios siguiendo con los objetivos de una mapoteca física que son observar, analizar y trabajar con ellos pero a través de una interfaz del software y proyectada a través del monitor de una computadora.
La archivística como tal se desenvuelve en muchos espacios de información de los cuales se requiere apegarse a los criterios de trabajo. Muchas instituciones, organizaciones o lugares de trabajo en donde se exija una adecuada gestión de los documentos el archivista como responsable de tal, tiene que apegarse a los nuevos métodos de trabajo y evoluciones tecnológicas. Cuando nos referimos al acceso a la información que se vaya a tener, en el caso de las mapotecas virtuales constituimos que este siendo una herramienta eficaz a los usuarios internos en el cual el archivista tiene la obligación de verse involucrado en el proceso de génesis de la mapoteca virtual, aportando toda clase de criterios validos en donde se haga de una manera adecuada el aporte de la información en este caso los mapas con sus respectivas identificaciones y bibliografías.
Conforme se vaya haciendo más cotidiano la consulta de información a través de la red de redes, se va a llegar a un punto en donde se tendrá que digitalizar todo el material guardado en archivos en donde el archivista tendrá que validar información junto con profesionales en distintos campos y dirigir el programa. La digitalización no es la muerte de la archivística como carrera, simplemente que conforme transcurre el tiempo se van actualizando las técnicas y mejorando métodos en los cuales se hace más accesible la información.
La necesidad de hacer accesible la
información y de una manera más sencilla y rápida, enfocada hacia los usuarios,
ha permitido el surgimiento del interés de diseñar y elaborar medios de
recuperación de información.
Para los usuarios e investigadores que buscan
satisfacer las necesidades de información con respecto a materiales de tipo
cartográfico diseñado para consultar mapas, cartas, atlas y demás, por medio de
las fuentes que ofrecen las bases de datos que almacenan registros
catolográficos.
Las
bases de datos facilitan almacenamiento de grandes cantidades de información, la
recuperación rápida y flexible de información, la organización y reorganización,
impresión y distribución de información en varias formas.La
creación del servicio de mapoteca virtual hará accesible a los diferentes
usuarios una amplia base de datos especializados en forma digital, partiendo
originalmente de cartografía digital
base, que se irá ampliando con los datos provenientes de los propias
organizaciones e investigaciones especializados en la materia.
Los
sistemas de información geográfica, disponen de herramientas para transferir
informaciones provenientes de mapas a formato digital, con lo cual mediante una
base de datos será indispensable para procesar
la información esto en conjunto al panorama archivístico el cual ha
sufrido grandes cambios desde el nacimiento del correo electrónico, así como la
creciente comunicación masiva a través de redes por medio documentos digitales
y electrónicos (Espinoza. Pág. 10).
Por
medio de un sitio web se implanta a la mapoteca una nueva etapa, al permitir la
introducción de un formato digital en su ofrecimiento. Este formato designa el
uso de un servicio y construcción de un conjunto de usuario caracterizado por
sus necesidades, creando a su vez nueva información cartográfica que
retroalimente la colección. Las aéreas más especializadas, que se encargan de
nutrir el acervo informativo mediante sus múltiples aportes, son los más
contribuyentes, se pueden mencionar algunos como Geográfica, Geológica,
Ecológica, Hidrológica, Demografía, entre otras.
(Barrantes Castillo, Díaz Tercero, & Núñez Picado, 2010: pág 7)
Este es un documento propiedad de la Universidad Nacional de Costa Rica que con su lectura nos ayuda a clarificar más lo que es el concepto de una mapote virtual y en lo que se debe de basar para llevar acabo la explotación de una de ellas.
Las mapotecas, físicas pero en especial las virtuales, resultan un apoyo importante en cuanto al acceso rápido y confiable de mapas de interés para las personas en general.
Un registro de catastro resulta una entidad de gran importancia, por los documentos que se resguardan dentro de este, una definición de catastro es la que se encuentra en internet en (http://soloplanos.com/tag/definicion/),”La palabra catastro significa inventario, padrón, registro, censo. En este caso, nos estaremos refiriendo a un registro público o base de datos de bienes inmuebles o parcelas de una provincia o de un municipio, con información escrita y gráfica en un plano catastral también denominado, mapa catastral o plancheta catastral”.
Con base a lo que se refiere como catastro, es que se complementa de forma adecuada a las mapotecas, ya que resultaría una información muy necesaria para los usuarios de dicha entidad, por poder obtener de forma impresa o incluso accesar desde su comodidad a dichos planos, ya sea para revidar los planos de sus terrenos o de alguna posible inversión, sin necesidad de tener que trasladarse hasta el lugar de la ubicación física, ya podría revisar los limites y tipo de terreno que la rodean y decidir, si realiza o no el trámite de la inversión.
Dentro de las Municipalidades, este recurso se prestaría mucho ya que podrán imprimir sin buscar mucho los planos solicitados por los usuarios.
Las bases de datos son una herramienta necesaria en el manejo adecuado de los archivos de cualquier contexto, ya que el orden en que se encuentran facilita a los usuarios el acceso a la información de una forma eficaz y rápida.
Lo primero que se debe tener en cuenta es su definición ya que para algunos podría ser una simple colección de datos informativos pertenecientes a un mismo contexto.
Es por ello que a continuación se brinda una definición de lo que es una base de datos, “Un sistema de bases de datos es básicamente un sistema computarizado para llevar registros. Es posible considerar a la propia base de datos como una especie de armario electrónico para archivar, y permitir a los usuarios recuperar y actualizar esa información para el individuo u organización. (C. J. P.5)
Es por ello que tanto las empresas públicas como privadas, grandes o pequeñas, han tomado en cuenta la ventaja económica que les representa el contar con dichas bases, ya que estas no resultan ser una lista de nombres y direcciones, también se pueden agregar preferencias de los clientes, cuando estas son creadas con dicho fin.
Una vez creadas las bases de datos, se vuelve necesario el protegerlas de posibles robos especialmente cuando son fruto de entidades bancarias o que generen excelente remuneración económica, además de que estas son resultado de la creación del intelecto humano por lo cual en la actualidad “encaja en la protección otorgadas por el régimen de derechos de autor; desde otros cuando so creadas específicamente para su utilización en la industria o con fines comerciales, se pueden entender como bienes susceptibles a la competencia desleal” (Heredia, C. Protección jurídica de las bases de datos. 2002. pag.12)
Respecto al futuro de los SIG, y su aleación con la cartografía dar un pronóstico acertado sería aventurarse un posible fallo, debido que existen una serie de variables dependientes y cambiantes que se mueven según varios factores tales como, la evolución cada vez más acelerada de las herramientas tecnológicas, la disponibilidad de recursos económicos, la capacitación del personal etc. Sin embargo, Gutiérrez (2000. Pág. 219.) Asevera lo siguiente:
“Si preguntamos a mil expertos sobre el futuro de los SIG probablemente recibiremos mil respuestas diferentes… hasta hace poco tiempo los SIG eran una herramienta técnica reservada a un pequeño grupo de usuarios… pero la tecnología está mejorando y los precios están bajando de tal forma que casi cualquier hombre de negocios tiene la posibilidad de llevar consigo un SIG en su ordenador portable…”
El autor no se refiere específicamente a un perfil determinado de profesional, pero se infiere que cualquier persona tendría el acceso a las herramientas tecnológicas, sin el mayor esfuerzo; su visión futurista lejos de contradecirse, se hace cada vez mas patente en el contexto de la información y el desarrollo de las diversas ciencias que giran alrededor de ellas, sin embargo, deja claro lo siguiente: el futuro de los SIG es un hecho a tal punto que si se utiliza el software y hardware adecuado es posible que se tenga el control de acceso a la información de una manera rápida eficaz y eficiente.
